Konkreettisia hyötyjä

vm

Tilankäytön järkeistäminen kannattaa

Toimitilat ovat paitsi välttämättömiä toiminnan kannalta myös suuri menoerä jokaiselle tulosyksikölle ja koko valtionhallinnolle. Toimitiloissa on kuitenkin suuri säästöpotentiaali.

Toimitilastrategia vuodelta 2005 asetti tilatehokkuustavoitteeksi 25 huone-m2 henkeä kohti. Tällä hetkellä valtioyhteisön keskimääräinen toimistojen tilatehokkuus on noin 33 huone-m2/henkilö. Monet yritykset pyrkivät ja ovat päässeet huomattavasti tehokkaampaan tilankäyttöön heikentämättä työympäristön laatua.

Toimitilojen käytön järkeistäminen kannattaa. Se tuottaa suoraa, mitattavaa säästöä toimintamenoissa. Kun tilasuunnittelu kytkeytyy työ tekemisen tapojen kehittämiseen, tuloksena on käyttöasteeltaan huomattavasti nykyistä paremmat tilat ja toimivampi työympäristö.

Uudet työn tekemisen tavat luovat uusia mahdollisuuksia

Uudet työn tekemisen tavat ovat tulossa valtiohallintoon. Monitila-ajattelu, joustavat työpisteet, liikkuva työ ja tilojen yhteiskäyttö asettavat uusia vaatimuksia toimitiloille. Oikein toteutettuna työnteon uusajattelu lisää tilojen käyttöastetta. Pienemmällä neliömäärällä saadaankin toimivampaa työympäristöä.

VN-kampus on esimerkki mallista, jossa joustavat tilaratkaisut ja yleispätevät tilat mahdollistavat tehokkaan tilankäytön ja nopeat työn uudelleenjärjestelyt esim. organisaatiorakenteiden muuttuessa. VTT on pilotoinut uusia toimintamalleja omassa organisaatiossaan ja jalkauttaa niitä parhaillaan.

Ympäristönäkökulma edellyttää tehostamista toimitiloissa

Toimitilojen energiankulutus vaikuttaa eniten toiminnan hiilijalanjälkeen. Energiankulutuksella on suora suhde käytettyyn tilamäärään. Suunnittelemalla ja mitoittamalla tilat oikein tulosyksiköt pystyvät saavuttamaan EU:n asettamat energiatehokkuusvaatimukset.

HTH auttaa suunnittelemaan järkevää tilankäyttöä

Toimitiloista on paljon luuloja, faktojen saaminen on ollut tähän mennessä vaikeaa. Tulosohjaajat ja tulosyksiköt tarvitsevat kuitenkin mahdollisimman oikeaa tietoa asettaessaan tavoitteita, määritellessään keinoja ja seuratessaan toteutumia. Tilojen käyttäjät tarvitsevat vastaavasti tietoja ja välineitä suunnitellakseen toimintaansa ja tilankäyttöään.

HTH:n tila- ja henkilötiedot kertovat miten organisaatio käyttää tiloja, missä on käyttämätöntä kapasiteettia, missä taas mahdollisesti alimitoitusta.

HTH helpottaa tulosyksiköiden tiedonhallintaa

HTH keskittää aiemmin hajallaan ja vaikeasti saavutettavan tiedon yhteen paikkaan. Tilapohjapiirustukset ja tiloja koskevat sopimukset ovat samassa järjestelmässä. Kustannusten syntyminen on jäljitettävissä. HTH mahdollistaa henkilöiden sijoittelutiedon tallentamisen sisäistä puhelinluetteloa käyttökelpoisempaan muotoon.

Virastoilta edellytetään energiatehokkuussuunnitelmia. HTH:n tietopohja helpottaa huomattavasti näiden suunnitelmien laadintaa ja raportointia.

Näkymä yli hallintorajojen auttaa tekemään vertailuja

Yhteisötason näkökulma toimitiloihin on puuttunut tähän asti valtionhallinnosta. HTH Konsernikanava kokoaa hallinnonalojen ja tulosyksiköiden tunnuslukutiedot vertailukelpoiseen muotoon. Jokainen tulosohjaaja voi nähdä miten omien tulosyksiköiden tunnusluvut suhtautuvat verrokkiryhmässä.

Avoin tiedonkulku antaa pontta keskustella tilankäytön tehokkuuden, energiankäytön ja tilakustannusten oikeasta tasosta. Konsernikanava antaa tietoa linjausten ja päätösten toteutumisesta ja kehityssuunnista ja auttaa siten tekemään oikeita ja oikeudenmukaisia valintoja rahankäyttöä suunniteltaessa.

Seuraavaksi: Edellytykset