Hyödyt

verohallinto

HTH-tietopalvelu toimitilajohtamisen tukena

Jotta Verohallinto voi suunnitella tulevaa toimitilojensa käyttöä vastaamaan uutta organisaatiota, se tarvitsee ajantasaista tietoa tilankäytöstä ja tiloihin liittyvistä sopimuksista. Verohallinto on käyttänyt HTH-palvelun edeltäjää vuodesta 2007. Toimitila- ja tilakustannustieto on jo järjestelmässä, mutta HTH on tuonut mukanaan sopimustiedot.

Toimitilatarpeen mitoittaminen vaatii oikeaa tietoa

Verohallinnossa toimii n. 5200 henkeä 114 eri osoitteessa. Vuonna 2005 toimitiloja oli noin 214.000 huone-m2, nyt käytössä on 196.700 hum2. Tilamäärä on siis vähentynyt 17.300 hum2. Jatkossa tilantarve tulee edelleen pienenemään sekä henkilöstömäärän supistumisen että uusien työn tekemisen tapojen myötä.

Jokaisella Verohallinnon työntekijällä on kiinteä työpiste työhuoneessa, jaetussa huoneessa tai monitilatoimistossa. Suurin osa työskentelee edelleen yksilötyöhuoneissa, mutta monitilatyyppiset tilaratkaisut lisääntyvät jatkuvasti. Monitilatoimistoissa työtään tekeviä on jo 15 – 20 % henkilöstöstä.

HTH-tietopalvelu antaa tarkan kuvan toimitiloista, niiden sijoittumisesta, tilatyypeistä ja käyttäjistä. Kaikkien vuokrasopimustietojen saaminen saman järjestelmän kautta auttaa suunnittelemaan muutostoimenpiteiden ajoituksia.

Työn tekemisen muutokset edellyttävät uusia tilakonsepteja

Tiimityö lisääntyy ja uusi työjonomalli mahdollistaa hajautetut työn tekemisen tavat. Tilojen pitäisi taata vaadittu tieto- ja henkilöturvallisuustaso ja samalla edistää sosiaalista tiedon hyödyntämistä ja hiljaisen tiedon siirtymistä. Tarve mobiili- ja etätyömahdollisuuksien turvallisuusvaatimusten mukaisissa rajoissa kasvaa.

”Monitilaympäristö tukee nykyaikaista tapaa tehdä työtä. Tarvitaan monipuolisia tukitiloja työpisteessä olevan tilan lisäksi. Työtilojen yhteyteen tulee tukitiloiksi vetäytymistiloja, pikapalaveritiloja ja sisäisiä neuvottelu-/ryhmätyötiloja. Vetäytymistiloissa voi käydä puhelinkeskusteluja muiden kuulematta tai pitää 2-3 henkilön pikapalavereja ilman, että muiden tiimitilassa työskentelevien työrauha häiriintyy. Sisäiset neuvottelutilat on tarkoitettu ainoastaan oman henkilökunnan käyttöön.

 

Asiakkaiden tai sidosryhmien kanssa käytävät neuvottelut pidetään asiakaspalvelutilojen yhteydessä. Kerroskeidas toimii kohtaamispaikkana, jossa voi juoda kahvia ja lukea ammattilehtiä. Eväskeittiö on erillinen taukotila, jossa voi lämmittää omia ruokia. Kerroskeitaan yhteydessä on tilaa kirjoille ja ammattilehdille. Tällöin erillistä kirjastoa ei tarvita.

 

Kopiointi- ja tulostustilat eivät saa sijaita käytävällä. Hävitettävää asiakirja-aineistoa varten sijoitetaan prosec-tietoturva-astioita sekä silppureita kopiokoneiden lähelle. SER-romun keräys toimii tietohallintoyksikön kautta keskitetysti.”

 

– Mikko Tuovinen, ylitarkastaja, Toimitilapalvelut

Tilanhankinnassa ja -suunnittelussa korostuvat entistä joustavammat työympäristöt. HTH-tietopalvelusta saatavat sopimustiedot ja pohjapiirustukset auttavat hahmottamaan missä ja miten paljon toimitilasalkussa on uusien vaatimusten mukaista tilaa. Palvelu tukee tilasuunnittelua, mitoitusta ja vaihtoehtoisten tarkastelujen tekemistä.

Kustannusten kasvua on hillittävä

Verohallinnon toimitilavuokrat olivat vuonna 2011 noin 27,2 miljoonaa euroa, eli noin 5230 euroa työntekijää kohden.

Jos Verohallinto koko toimitilojensa osalta pystyisi toteuttamaan 25 huoneneliömetrin mitoitusta työntekijää kohden, tilaa tarvittaisiin 5166 henkeä (joulukuussa 2011) x 25 hum2 = 129.150 neliömetriä eli 66 % nykyisestä. Säästö toimitilakuluissa olisi merkittävä, vaikka muutosten toteuttamisen vaatimat panostukset otettaisiin huomioon.

Toimitilojen uudelleenjärjestelyä hankaloittavat pitkät vuokrasopimukset ja paikkasidonnaiset erikoistilat, kuten arkistot. Laskelman mukainen tehostaminen ei ole sellaisenaan nopeasti mahdollista, mutta osoittaa, että toimitiloissa on merkittävää kustannussäästöpotentiaalia.

Kumppanuushyötyjä

Kumppanuus Senaatti-kiinteistöjen kanssa on helpottanut toimitilajärjestelyjä Senaatin omistamissa kiinteistöissä. Verohallinto odottaa, että Senaatti-kiinteistöt voi hyödyntää eri paikkakunnilla olevaa tilavarantoaan koordinoimalla tilojen tarjontaa valtioyhteisön jäsenille.

Senaatti-kiinteistöt ei ole vain vuokranantaja. Senaatti-kiinteistöjen uusi CREM, eli Corporate Real Estate Management -tehtävä lisää sen painoarvoa toimitilaratkaisuiden asiantuntijana ja tarjoajana. Senaatti-kiinteistöillä on mahdollisuus kehittää ja koota valtiohallinnon parhaita käytäntöjä ja tarjota niitä asiakkailleen. Asiakkaiden omat resurssit tähän ovat rajalliset.

Konkreettisena odotuksena Senaatti-kiinteistöille on HTH:n tietojen aktiivinen ylläpito ja tarjonta asiakkaalle käyttökelpoisessa muodossa.

Ympäristövaikutusten raportointi helpottuu

Verohallinto on kyennyt vähentämään energiankulutusta. Tulossopimuksen mukaan tavoitteena on vuonna 2015 24 % pienempi energiankulutus vuoden 2006 tasoon verrattuna.

HTH-järjestelmä tarjoaa toimitiloista CO2-päästötiedot. Verohallinto voi hyödyntää niitä energiatehokkuussuunnitelmien tekemisessä ja Green Office-raportoinnissaan.

Vertailu yhteisön sisällä

Konsernikanava näyttää eri hallinnonalojen toimitiloja koskevia tunnuslukuja. Ne auttavat hahmottamaan oman toiminnan tehokkuutta ja herättävät kiinnostusta toimitilajohtamiseen.

Valtion toimitilastrategiassa asetettiin vuonna 2005 tavoitteeksi, että valtion organisaatioiden tilatehokkuuden tulisi olla enintään 25 huoneneliömetriä työntekijää kohden. Tammikuussa 2012 Verohallinnon toimistotilojen käytön tehokkuus oli 24,4 hum2/työntekijä ja kaikkien tilojen 38,1 hum2/työntekijä.

Seuraavaksi: Panostukset