Arvoanalyysi

VTT-Digitalo2

Ennakointia oikealla toimitilatiedolla

VTT:n arvona on olla askeleen edellä:

”Edelläkävijyys vaatii herkkyyttä havaita ympäristön muutoksia, ketteryyttä reagoida niihin ja uskallusta fokusoida. Kuljemme hallitulla riskillä uusille alueille.”

Ajantasainen ja kattava toimitilatieto auttaa näkemään tilannekuvan ja ennakoimaan muutostarpeita ajoissa.

Oikealla tiedolla johtamista jo kymmenen vuoden ajan

VTT:llä on kokemusta HTH:n tietopalvelun käytöstä jo vuodesta 2002. VTT halusi tuolloin määrittelemässään toimitilastrategiassa tehdä Senaatti-kiinteistöistä strategisen kumppanin – olihan toimitiloista noin 90 % Senaatin hallinnassa.

Voidakseen johtaa toimitiloja strategisena resurssina VTT:n oli välttämätöntä saada tilatiedot hallintaan. Aiemmin tilankäytön tunnusluvut olivat epäselviä, eikä toimitilaraportointi tukenut aidosti johtamista. Taloudellisen noususuhdanteen aikana tilankäyttö oli ollut tuhlailevaa, mihin suhteellisen edullinen vuokrataso vielä kannusti. Tilannekuvan saaminen tilatehokkuudesta ei välttämättä edes ollut kiinnostanut johtoa.

Senaatti-kiinteistöt toimi jo tuolloin yhteistyössä Rapal Oy:n kanssa. VTT otti ensimmäisten joukossa käyttöön Rapalin kehittämän Optimaze.net-järjestelmän. Se mahdollisti pian oikeaan tietoon perustuvan vuoropuhelun liiketoiminta- ja toimitilajohdon välillä. Toimitilajohto ei enää vain toteuttanut sisäisen asiakkaansa toiveita, vaan pystyi toimimaan sisäisenä kumppanina, joka määritteli tavoitteita yhdessä liiketoimintajohdon kanssa.

Toimitilastrategian uudistus

Vuonna 2004 VTT uudisti toimitilastrategiaansa. Toimitilajohtamisen sijaan alettiin puhua tutkimisympäristön hallinnasta yhtenä prosessina. Se sisälsi sekä toimitilojen että tutkimuslaitteiden hallinnan.

Tänään tutkimusympäristöjen hallinta on yksi viidestä toimintaa tukevista prosesseista yhdessä tietohallinnon, talouden ja hankintojen, henkilöstöpalveluiden ja viestinnän kanssa. Optimaze.net:in käyttö VTT:ssä jatkuu HTH-palvelun kautta.

Valtioyhteisön tavoitteiden toteuttaminen

HTH tarjoaa VTT:n organisaatiorajat ylittävän näkymän tilankäyttö-, tilakustannus- ja ympäristötietoihin. Kanava välittää näiden tietojen yhteenvedot koko valtioyhteisön käyttöön. VTT pystyy vertailemaan omia tunnuslukujaan, etenkin toimistotilojen osalta, muiden organisaatioiden vastaaviin. Vertailukelpoinen benchmarking-tieto antaa johdolle tuntumaa siitä, ovatko VTT:n työympäristön tunnusluvut linjassa valtioyhteisön tavoitteiden ja kehitystrendien kanssa.

Kestävän kehityksen edistämistä toimitiloilla

VTT lausuu toimintaperiaatteissaan:

”Otamme kestävän kehityksen periaatteet huomioon sekä palvelu- toiminnassamme että sisäisessä toiminnassamme ympäristöpolitiikkamme ja ympäristöpäämääriemme mukaisesti.”

Toimitilojen ympäristövaikutukset konkretisoituvat CO2-päästöarvoissa. HTH tuottaa toimitilojen CO2-laskelmat, mikä auttaa asettamaan päästötavoitteita ja seuraamaan niiden toteutumista.

Tieto työn tekemisen murroksen hallinnassa

VTT:n henkilöstöstä suurin osa tekee interaktiivista tietotyötä, joka edellyttää aktiivista asiakas- ja tiimiviestintää. Tutkimustyöhön kuuluu vahvan vuorovaikutuksen lisäksi vaiheita, joissa tekijän on voitava keskittyä intensiivisesti. Työntekijöitä ei voi tämän vuoksi luokitella ahtaasti vain yhden profiilin mukaisesti.

Liikkuva työn tekeminen on teknologian ansiosta mahdollista, ja työntekijät käyttävät tätä mahdollisuutta hyväkseen. Tästä huolimatta myös VTT:ssä toimitila-ajattelussa kiinteät ja nimetyt työpisteet dominoivat edelleen.

VTT tekee pääosin projektiliiketoimintaa. Työympäristön pitäisi tukea projektitiimien tarpeita ja aktivoida asiakkaita osallistumaan, unohtamatta turvallisuusvaatimuksia. Seuraavan sukupolven projektityöympäristöt voisivat olla virtuaalisia ja fyysisiä ”klubeja”.

Seuraavaksi: Hyödyt