Valtionhallinnon asiakkaille suunnattua Senaatti-kiinteistöjen järjestämää Hallinnon tilahallinnan (HTH) -käyttäjäpäivää vietettiin perinteisesti kesäkuun alussa 7.6.2018. Käyttäjäpäivän paikka on vaihtunut joka vuosi. Kulttuuritalon (2016) ja Arppeanum-kiinteistön (2017) jälkeen päästiin tällä kertaa pitämään päivä juhlavassa Säätytalossa 70 hengen voimin.

HTH-käyttäjäpäivän aamupäivän alun mainiossa asiakaspuheenvuorossa kuultiin, miten yksittäisistä ministeriöistä on tultu yhtenäisemmäksi Valtioneuvosto-kampukseksi. Viime vuoden käyttäjäpäivässä kuulimme hyvistä kokemuksista uusien työnteon tapojen mukaisessa työskentelyssä Arppeanumin monitilatoimistossa. Valtion toimitilastrategian mukainen muutos on levinnyt vähitellen kampuksella ja tässä muutoksessa on saavutettu säästöjä tilakustannuksista, kun jopa 60 kohteesta on tultu jo noin puoleen. Nykyajan työnteon tapoihin soveltuvat monitilatyöympäristöt ja kokoustilojen on avaaminen yhteiskäyttöön kampuksen sisällä, on nostanut tilojen käyttöastetta sekä lisännyt yhteisöllisyyttä ja satunnaisia kohtaamisia.

Aamupäivän aikana kuulimme myös mielenkiintoiset esitykset uudesta pilotoinnissa olevasta asiakkaiden ja Senaatin yhteistä toimitilasalkun suunnittelua tukevasta työkalusta – Proffasta, Palkeiden tarjoamasta uudesta palvelusta toimipaikkatason käyttöasteen laskemiseksi HR-järjestelmän työmatka- ja poissaolotiedoista sekä HTH:n ajankohtaisista ja kehitysasioista.

Näiden esitysten jälkeen päästiin tutustumaan kauniiseen, yksityiskohtia täynnä olevaan Säätytaloon ja sen historiaan. Säätytalo rakennettiin n.1890 Suomen säätyvaltiopäivien istuntopaikaksi. Se toimii nykyisin valtion kokous- ja edustustilana sekä se tunnetaan parhaiten paikkana, jossa järjestetään usein eduskuntavaalien jälkeen Suomen hallitusneuvottelut.

Salaattilounaan ja vapaan verkottumisen jälkeen päivää jatkettiin asiakkaiden HTH-käyttöä tukevien ja HTH-tietoja osaltaan ylläpitävien Senaatin tilatietoasiantuntijoiden puheenvuorolla. Tämän jälkeen siirryttiin hyväksi koettuihin minivalmennuksiin, joista sai valita kaksi mieleistä. Tarjolla oli HTH-klinikkaa ja käyttövinkkejä, käyttötarkoitusvyöhykkeiden alaryhmien määrittelytyön katsausta ja miten näitä tietoja pääsee hyödyntämään viraston toimitilajohtamisessa sekä viimeisessä vaihtoehdossa pääsi näkemään, mitä uusia toiminnallisuuksia on tullut HTH:n pohjakuvaselaimeen.

Päivän päätti osallistujien verkottuminen kahvitorin merkeissä ja osallistujat saivat äänestää ensi vuoden HTH-käyttäjäpäivän paikkaa kolmesta vaihtoehdosta. Äänestyksen tuloksena lähdetään selvittämään, pääsemmekö ensi vuonna tutustumaan Kansallisarkiston saloihin.

Järjestäjien puolesta oli taas ilo keskustella palvelun käyttäjien kanssa ja kuulla kokemuksia sekä saada palautteita palvelusta. Kyselyn perusteella puolet vastanneista asiakkaista kokivat päivän onnistuneen erittäin hyvin ja toiset kokivat sen hyväksi. Varmasti Säätytalon hienot puitteet vaikuttivat, mutta suurin kiitos päivän onnistumisesta kuuluu kaikille osallistujille ja esiintyjille. Kannustamme jatkamaan verkostoitumista myös ennen seuraavaa käyttäjäpäivää.

Senaatin HTH-tiimi toivottaa lämmintä ja rentouttavaa kesää!

Joni-Marko Laine

ps. HTH-tiimin tavoitat myös kesän aikana hth(at)senaatti.fi

Ohessa muutama kuva Senaatin järjestämästä Valtionhallinnon HTH-käyttäjäpäivästä ja Säätytalosta:

Vuoden 2018 HTH-käyttäjäpäivä pidettiin Säätytalolla.

Säätytalon keskustassa sijaitsi yhteiskäyttöalue upean portaikon kera. Tällä yhteisellä vyöhykkeellä papiston, porvariston ja talonpoikaissäädyn edustajat kohtasivat pidettyään istuntoja omissa saleissaan.

HTH-käyttäjäpäivän esitykset pidettiin salissa, joka suunniteltiin 130 vuotta sitten konekirjoittajien käyttöön.

Tilatietoasiantuntijoiden puheenvuoro menossa.

Käyttäjäpäivän aikana päästiin tutustumiskierrokselle Säätytaloon, joka on täynnä kauniita, hienoja yksityiskohtia.

Senaatti-kiinteistöjen järjestämää Hallinnon tilahallinnan (HTH) -käyttäjäpäivää vietettiin valtionhallinnon asiakkaiden kanssa jälleen kesäkuussa alussa 1.6.2017. Viime vuonna paikkana oli Kulttuuritalo ja tällä kertaa päivä pidettiin historiallisessa Arppeanum-kiinteistössä.

HTH-käyttäjäpäivän aamupäivän ohjelmassa kuultiin käyttösidonnaisten tilojen strategian tarkentumisesta, vuoden 2016 valtion tilankäytön ja tilakustannusten raportoinnin tuloksista sekä valtioneuvoston hallintoyksikön toiminnasta ja kokemuksista uusien työnteon tapojen mukaisesta työskentelystä Arppeanumin monitilatoimistossa, johon päästiin myös tutustumiskierrokselle. Arppeanum valmistui jo vuonna 1869 ”Keisarillisen Aleksanterin yliopiston” kemianlaitosta varten. Muutos monitilatoimistoksi näytti onnistuneen kuitenkin mainiosti niin rakennuksen osalta kuin siellä toimivien työntekijöiden mielestä.

Lounaan ja vapaan verkottumisen jälkeen päivää jatkettiin asiakaspuheenvuorolla, jossa kuultiin Puolustusvoimien kokemukset HTH-käyttöönotosta sekä odotukset palvelun hyödyntämiselle. Viimeisten käyttöönottojen myötä valtionhallinnon tilasalkusta yli puolet laajuudesta muodostuu käyttösidonnaisista toiminnan tiloista. Tämä painopisteen muutos tuo myös HTH-tietopalveluun muutoksia, joista kuulimme oman esityksen. Suurin toteutettu muutos HTH-tietopalveluun on tuki käyttötarkoitusvyöhykkeiden alaryhmien määrittelylle ja jatkossa myös näiden tietojen raportoinnille. Tämä vyöhykkeiden hierarkia antaa mahdollisuuden mm. määrittää, raportoida ja vertailla ison toiminnan tilojen salkun sisällä olevat eri toiminnalliset kokonaisuudet; tai vaikka seurata valtion toimitilastrategianmukaisten monitilatoimistojen määrää ja levinneisyyttä eri virastoissa, hallinnonaloilla ja koko konsernissa.

Tilatietotiimi kävi vielä tarkemmin läpi HTH:hon uutena asiana tulleiden käyttötarkoitusvyöhykkeiden tarkentamista sekä muistutti ulosvuokrattujen tilojen ja ulkopuolisten käyttäjien määrittelystä. Tilatietoasiantuntijat kertoivat, että käyttötarkoitusvyöhykkeiden alaryhmien määrittelytyö on käynnistynyt jo muutamien asiakkaiden kanssa sekä projekti tulee jatkumaan ainakin 2018 loppuun asti. Viime vuotiseen tapaan iltapäiväkahvin jälkeen oli luvassa vielä kattaus minivalmennuksia, jotka olivat esitysten ja tutustumiskierroksen tapaan hyvin pidettyjä.

87 % osallistujista koki päivän ohjelman hyväksi (4/5) tai erittäin hyväksi (5/5). Palautteessa toivottiin, että näitä päiviä järjestetään jatkossakin yhtä mielenkiintoisissa kohteissa ja otamme huomioon myös hyvät kehitysideanne. Järjestäjille parasta antia oli jälleen kuulla ja keskustella palvelun käyttäjien kanssa. Suuri kiitos onnistuneesta päivästä kuuluukin kaikille osallistujille ja esiintyjille.

Senaatin HTH-tiimi toivottaa iloista ja rentouttavaa kesää!

Joni-Marko Laine

ps. Kannustamme jatkamaan verkostoitumista myös ennen seuraavaa käyttäjäpäivää ja pyrimme hakemaan kaikille sopivaa ratkaisua sähköiselle verkottumisen paikalle. HTH-asioissa voitte aina olla yhteydessä meihin vähintään sähköpostitse hth(Replace this parenthesis with the @ sign)senaatti.fi.

Valtionhallinnon asiakkaille suunnatut esitysmateriaalit voit pyytää hth(Replace this parenthesis with the @ sign)senaatti.fi osoitteesta.

Arppeanumista ja muista valtion arvokiinteistöistä voit lukea enemmän osoitteessa: http://www.senaatti.fi/arvokiinteisto/arppeanum/

Muutamia kuvia Senaatin järjestämästä Valtionhallinnon HTH-käyttäjäpäivästä:

Toimitilastrategia erityiskiinteistöasiakkaiden osalta siivittää käyttösidonnaisten tilojen hallintaan parannuksia HTH-tietopalvelussa.

 

Käyttäjäpäivässä päästiin tutustumaan Arppeanum-kiinteistöön tehtyyn monitilatoimistoon ja kuulemaan valtioneuvoston hallintoyksikön innostavia kokemuksia monitilassa työskentelystä.

 

Palautekyselyn mukaan tutustumiskierros Arppeanum-kiinteistöön ja tarinat kohteen historiasta kiinnostivat osallistuneita tosi paljon.

Valtion tilankäytön tunnusluvut

  • Valtionhallinnon tilankäytön tunnusluvut raportti 2015 tammi-kesäkuulta on julkaistu 23.9.2015.
  • Oman virastosi HTH pääkäyttäjältä saat valtionhallinnon puolivuotisraportin ja tarvittaessa katseluoikeudet HTH konsernikanavaan, josta pääset näkemään kaikkien virastojen yhteenvetotietoja tilankäytöstä ja tilakustannuksista.

Puitesopimukset

  • Kaikki ministeriöt  ovat tehneet puitesopimuksen HTH tietopalvelusta Senaatti-kiinteistöjen kanssa (11 kpl solmittiin vuonna 2011 ja viimeinen vuonna 2013).

Liittymissopimukset

  • HTH liittymissopimusten kautta valtaosa virastoista on mukana yhtenäisessä palvelussa, enää puuttuu vain kaksi virastoa (9/2015). Käyttöönotto on kesken 3 virastossa.
  • HTH-tietopalvelu on valtionhallinnolle aktiivinen toimitilajohtamisen väline, joka samalla hyödyttää koko valtiokonsernia (valtion kokonaisetu).

Valmennukset

  • Palvelun hyödyntämisestä on valmennuksia HTH pääkäyttäjille ja muille käyttäjille. Valtionhallinnon asiakkaille suunnatut yleiset HTH valmennustilaisuudet löytyvät valmennuskalenterista.

Valtion tilankäytön tunnusluvut

  • Valtionhallinnon tilankäytön tunnusluvut alkuvuodelta 2013 on julkaistu HTH konsernikanavassa 10.9.2013.
  • Oman virastosi HTH pääkäyttäjältä saat tarvittaessa katseluoikeudet myös HTH konsernikanavaan, josta pääset näkemään kaikkien virastojen yhteenvetotietoja tilankäytöstä ja tilakustannuksista.

Puitesopimukset

  • Kaikki ministeriöt  ovat tehneet puitesopimuksen HTH tietopalvelusta Senaatti-kiinteistöjen kanssa

Liittymissopimukset

  • HTH liittymissopimusten 70 kpl (/73kpl) kautta valtaosa virastoista on mukana yhtenäisessä palvelussa
  • Tavoitteena on, että palvelusta tulee virastoille aktiivinen toimitilajohtamisen väline, joka samalla hyödyttää koko valtiokonsernia.

Valmennukset

  • Palvelun hyödyntämisestä on valmennuksia HTH pääkäyttäjille ja muille käyttäjille. Valtionhallinnon asiakkaille suunnatut yleiset HTH valmennustilaisuudet löytyvät valmennuskalenterista.

Valtion tilankäytön tunnusluvut 2012

  • Valtionhallinnon tilankäytön tunnusluvut vuodelta 2012 on julkaistu HTH konsernikanavassa 18.3.2013.
  • Oman virastosi HTH pääkäyttäjältä saat tarvittaessa katseluoikeudet myös HTH konsernikanavaan, josta pääset näkemään kaikkien virastojen yhteenvetotietoja tilankäytöstä ja tilakustannuksista.

Puitesopimukset

  • Kaikki ministeriöt yhtä lukuunottamatta ovat tehneet puitesopimuksen HTH tietopalvelusta Senaatti-kiinteistöjen kanssa

Liittymissopimukset

  • HTH liittymissopimusten 70 kpl (/71kpl) kautta valtaosa virastoista on mukana yhtenäisessä palvelussa
  • Palvelu on siirtynyt käyttö- ja ylläpitovaiheeseen pääosalla asiakkaista
  • Tavoitteena on, että palvelusta tulee virastoille aktiivinen toimitilajohtamisen väline, joka samalla hyödyttää koko valtiokonsernia.

Valmennukset

  • Palvelun hyödyntämisestä on tulossa valmennuksia HTH pääkäyttäjille ja muille käyttäjille loppukeväästä ja syksyllä. Näistä valmennuksista lähetetään erikseen tiedote HTH pääkäyttäjille.

 

Puitesopimukset

  • Kaikki ministeriöt yhtä lukuunottamatta ovat tehneet puitesopimuksen HTH tietopalvelusta Senaatti-kiinteistöjen kanssa

Liittymissopimukset

  • HTH liittymissopimusten 63 kpl (/76kpl) kautta valtaosa virastoista on mukana yhtenäisessä palvelussa
  • Käyttöönottojen keskim. valmiusaste liittymissopimuksen tehneillä asiakkailla on n.80% (13.8.2012 tilanne), joka on virastoilta hieno saavutus lyhyessä ajassa!

Jatkotoimet

  • Käyttöönottojen loppuunsaattaminen ja tietojen ylläpidon vastuiden varmistaminen
  • Palvelun hyödyntäjien osaamisen kehittäminen mm. HTH valmennusten, HTH käyttäjäpäivien ja verkottumisen sekä hallinnonalakohtaisten toimitilahallinnan workshopien kautta
  • Tavoitteena on saada kaikki virastot mukaan hyödyntämään palvelua toimitilajohtamisessaan

Puitesopimukset

  • Yksitoista ministeriötä 12:sta ovat tehneet puitesopimuksen HTH tietopalvelusta Senaatti-kiinteistöjen kanssa.

Liittymissopimukset

  • HTH-liittymissopimuksia 62 kpl / 76 kpl
  • Käyttöönottojen keskimääräinen valmiusaste on 60 %.

Hallinnon tilahallinta -projekti on valtiovarainministeriön asettama ja johtama. Työ aloitettiin VM:n hallinnonalan virastoista ja on edennyt nyt koko valtiohallintoon. VM on nimennyt projektin koordinoijaksi ja toteuttajaksi Senaatti-kiinteistöt, joka vastaa tilatietojen viemisestä järjestelmään ja tuottaa tarvittavan palvelun.  Virastot ja laitokset sopivat Senaatti-kiinteistöjen kanssa tarkemmin tietopalveluun liittymisestä, sen sisällöstä, laajuudesta ja hinnoittelusta.