Käyttöönoton ja käytön tehtävät

users

Käyttöönotto

HTH-tietopalvelun perustan muodostavat käyttöönottoprojektissa osapuolten yhteistyössä kokoamat tiedot:

1. Piirustusten lähtötiedot

  • Pohjapiirustukset, joissa jokainen tila ja laskennassa tarvittava pinta-ala on määritelty
  • Rakennusten ja kohteiden hierarkia

2. Tilanhallinnan lähtötiedot

  • Organisaatiohierarkia
  • Henkilöluettelo
  • Tilojen käyttäjämäärittely
  • Muut asiakasmäärittelyt

3. Talouden lähtötiedot

  • Tilikartta
  • Tilakustannustilit
  • Tilakustannustiedot

4. Sopimus- ja ympäristövaikutustiedot

  • Sopimusaineisto
  • Energiankulutustiedot

Senaatti-kiinteistöjen vuokraamien tilojen perustiedot sisältyvät palveluun. Senaatti-kiinteistöt voi erikseen sovittaessa avustaa asiakasta käyttöönottoon liittyvien asiakastehtävien hoitamisessa.

Palvelun vähimmäissisältöä voidaan myös tarvittaessa laajentaa asiakkaan tarpeen mukaiseksi Palvelun laajennuksina asiakas voi hankkia esimerkiksi palvelusopimusrekisterin, laiterekisterin, pelastussuunnitelman ja jätejaesuunnitelman symbolit. Lisäksi asiakas voi ostaa lisävalmennusta, erilaisia selvitystehtäviä ja tietojen ylläpitoa

Asiantuntijapalvelut

Järjestelmän käyttöönottoa ja käyttöä voidaan tarvittaessa tukea erikseen tarjottavilla palveluilla.

Senaatti-kiinteistöjen tarjoamat toimitilajohtamisen asiantuntijapalvelut hyödyntävät asiakkaan HTH-tietoja asiakkaan luvalla.

Ylläpito

Jotta HTH palvelisi asiakasta käyttöönoton jälkeen, asiakkaan on huolehdittava tiedon ajan tasalla pitämisestä. Senaatti-kiinteistöt vastaa – vuokraamiensa kohteiden sopimus- ja kiinteistön energiankulutustietojen ylläpidosta, asiakas pitää yllä muiden vuokranantajien vastaavat tiedot järjestelmässä sekä käyttäjäsähkön kulutustiedot kaikkien kohteidensa osalta. Asiakas toimittaa muiden vuokranantajien pohjapiirustukset Rapaliin edelleen käsiteltäväksi. Asiakkaan on myös ylläpidettävä  henkilöiden ja yksiköiden sekä yksiköiden välisten yhteistilojen tilankäyttötietojen muutoksista.

Käytön ja ylläpidon onnistuminen edellyttää, että asiakkaat ovat sopineet Senaatti-kiinteistöjen kanssa seuraavista palvelun käytön aikaisista toimintatavoista:

  • Muutosten tiedonhallinta (sisäiset muutot, organisaatio-, talous- ja sopimusmuutokset)
  • Käyttäjien hallinta (käyttöoikeudet, näkymäoikeudet Momentiin ja Kanavaan)
  • Viestintä (viestintäkanavat, varahenkilöt, toiminta esim. investointiprojekteissa)
  • Osaamisen varmistaminen (mm. asiakaskohtaiset valmennukset, vuosittainen suunnittelu)

Talousajot

Rapalin tekemä ns. talousajo lukee HTH-palveluun asiakkaan talousjärjestelmän tuottamat  ajantasaiset tiedot tilakustannuksista. Samalla siirtyvät tiedot asiakkaan toimitilojen energiankulutuksesta. Asiakas toimittaa toteutumatiedot neljästi vuodessa ja budjettitiedot vuosittain.

Asiakas saa talousajon jälkeen takaisin päivitetyt taloustiedot omaan taloushallintaansa. Päivitetyt tiedot raportoituvat edelleen ministeriötasolle Konsernikanavaan.

HTH-vuosikello

Seuraavaksi: Tiedon hyödyntäminen