Onnistuneen käytön edellytykset

 

senaattilainen

HTH-tietopalvelun käyttöönottoprojekti on alku uudelle toimintatavalle. Palvelun hyödyt toteutuvat, kun sen käyttäjät huolehtivat tietojensa ylläpidosta ja käyttävät tietoa suunnitteluun, ohjaamiseen ja päätöksentekoon.

Tiedon ylläpidon on oltava jatkuva prosessi

Käyttöönottoprojektin tuloksena asiakkaalla on käytössään palvelun edellyttämät vähimmäistiedot: tilapohjat ja sopimukset. Asiakkaan on vielä varmistettava, että tieto on todella oikeaa, koska suurten tietomassojen siirrossa syntyy aina poikkeamia.

Kun tietopohja on valmis, asiakkaan on huolehdittava sen päivityksestä säännöllisesti. Ylläpidosta vastaavan organisaation on vastuutettava tehtävät, laadittava tekijöille toimintamalli ja varmistettava mallin muuttuminen käytännöksi. Senaatti-kiinteistöjen on tuettava asiakkaita jakamalla hyviä käytäntöjä ja malleja tiedon ylläpitoon.

Asiakkaan on mahdollista HTH-järjestelmässä linkittää henkilötietoja työpisteisiin. Tämän toiminnon käyttö on harkinnanvaraista, mutta se edistää tilojen käytön suunnittelua ja uusien työtapojen jalkautusta.

Senaatti-kiinteistöjen on osaltaan hoidettava tiedon ylläpitoon liittyviä tehtäviä, kuten pidettävä omien sopimustensa tiedot palvelussa ajan tasalla.

Työn tekemisen kehitys on ymmärrettävä

Työympäristö ei ole enää staattinen rivi toimistohuoneita, jossa tekijät puurtavat yksinään. Esimerkiksi Verohallinnossa jo 15-20 % henkilöstöstä tekee työtä monitilaympäristössä.

Toimitilojen on palveltava ja mahdollistettava uusia organisaatio-, johtamis- ja työmalleja. Toimitila-asioista päättävien ja tilankäyttöä suunnittelevien on ymmärrettävä työn tekemisen kehitys yleisesti ja oman organisaationsa näkökulmasta. Muussa tapauksessa päätöksenteko voi perustua vanhentuneeseen ajatteluun. Valtion vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma kannustaa innovatiivisuuteen, jota myös toimitila-asioissa tarvitaan.

Linjaukset on tehtävä korkealla tasolla

HTH-tiedon merkitys johtamiselle on ymmärrettävä koko päätöksentekoketjussa. Strategisen toimitilajohtamisen kannalta ratkaisevaa ohjausta toteuttaa ministeriö, joka määrittää hallinnonalansa tulostavoitteet.  Ministeriöiden on tunnistettava ja määriteltävä roolinsa toimitilajohtamisessa.

HTH-toimintamalli on osa Senaatti-kiinteistöjen omia prosesseja ja ohjausta

Senaatti-kiinteistöjen on oltava toimitila-asioissa valtion osaamiskeskus, jolla on kyky, taidot ja resurssit ratkaista asiakkaiden tarpeita.

HTH-tietopalvelun tehtävät ja roolit sisällytetään kevään 2012 aikana Senaatti-kiinteistöjen prosesseihin ja asiakastyön ohjausmalliin.

Senaatti-kiinteistöt voi optimoida tila- ja palveluratkaisuja alueellisesti

Senaatti-kiinteistöillä on laajan toimitilavarantonsa ansiosta mahdollisuus tarjota asiakkaille ratkaisuja joustavasti eri paikkakunnilla. Aluevastaavilla on oltava kokonaiskuva alueensa asiakkaiden tarpeista ja mahdollisuuksista sekä osaamista hyödyntää HTH-tietopalvelua ratkaisujen suunnittelussa. Tämä tukee asiakkaiden toimipaikkaverkoston strategista johtamista ja optimointia alueelta käsin.

Seuraavaksi: Hyötykartat