Tavoitteet ja ajurit

senaatti1

HTH-tietopalvelun käyttöönoton tärkein ajuri on kustannusten kasvun hillintä ja uusien säästökohteiden tarve. Tämä edellyttää kattavaa ja oikeaa tietoa toimitilojen määrästä, käytön tehokkuudesta, tarkoituksenmukaisuudesta ja tilakustannuksista. Säästöjen lisäksi organisaatioiden ja työn tekemisen muutokset vaativat hyvän tietopohjan.

Valtioyhteisön haasteet lisäävät säästöjen tarvetta toimitiloissa

Valtionhallinnon säästötoimet ja rakenteelliset muutokset lisäävät tarvetta tehostaa toimintoja ja kohdentaa säästöjä niin, että ydintoiminnot eivät vaarannu.  Toimitilat ovat tällöin luonteva kohde säästöille. Toimitilat ovat kuitenkin resurssi, jonka johtamisessa säästöajattelu ilman kytkentää ydintoiminnan tarpeisiin ei johda hyviin tuloksiin.

Vuoden 2011 alussa voimaan tullut lainmuutos määritteli Senaatti-kiinteistöjen aseman valtion in-house-yksikkönä. Muutos vahvistaa Senaatti-kiinteistöjen roolia toimia valtion keskitettynä toimitila-asiantuntijaorganisaationa. CREM (Corporate Real Estate Management)-tehtävä edellyttää sekä asiakkaan että koko valtioyhteisön yhteisen edun hakemista. Asiantuntijaroolissaan Senaatti-kiinteistöt haluaa edistää asiakkaidensa hyvän työympäristön syntymistä, samalla varmistaen, että tilaratkaisut ovat taloudellisesti tehokkaita.

Toimitiloissa on selvää säästöpotentiaalia, jonka taitava hyödyntäminen ei huononna työolosuhteita, vaan voi jopa parantaa niitä. Senaatti-kiinteistö haluaa tarjota ratkaisuja, joilla tehostaminen tapahtuu hallitusti ja asiakkaan kanssa tiiviissä yhteistyössä.

Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaa voi toteuttaa toimitilajohtamisella

Valtion vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma korvaa valtion tuottavuusohjelman. Ohjelma tähtää mm. valtion konserniohjauksen kehittämiseen ja vahvistamiseen, samoin kuin uusiin kannustinjärjestelmiin, työ- ja tehtäväkiertoon ja johtamisen kehittämiseen. Lisäksi se painottaa sellaisia kehittämis- ja innovaatiotoiminnan toimintatapoja, joissa henkilöstö ja asiakkaat ovat mukana.

Entisen tuottavuusohjelman euromääräiset tavoitteet säilyvät ja hallitusohjelmassa ministeriöille ja virastoille on asetettu myös uusia säästötavoitteita, joihin sopeutumiseksi tarvitaan tehokkaita välineitä. Toimitilajohtamisella on mahdollista tukea  tavoitteisiin pääsemistä. Säästöt ovat itsestään selvä keino, mutta sellaisia ovat myös johtamisen ja konserniohjauksen menetelmät ja uudet työn tekemisen tavat.

Oikeat työympäristöratkaisut ydintoimintojen tarpeille

Työn tekemisen muodot muuttuvat valtion organisaatioissa. Perinteisen kiinteän työpisteajattelun ohelle on kehittymässä joustavia ratkaisuja, jotka vähentävät aika- ja paikkasidonnaisuutta. Oikein toteutettuina uudet työn tekemisen tavat edistävät työn tuloksellisuutta ja lisäävät työssä viihtymistä. Monesti nämä ratkaisut lisäksi parantavat tilojen käyttöastetta ja tilatehokkuutta.

Senaatti-kiinteistöjen asiakkaat ovat jo ottaneet kohdennetusti käyttöön uusia työn tekemisen tapoja yhdistettynä tilaratkaisuihin. Senaatti-kiinteistöt tarjoaa asiantuntemusta ja tilaratkaisuja näiden uusien toimintatapojen tarpeisiin.

Toimitilat ovat strateginen resurssi, jota pitää johtaa

Monissa organisaatioissa toimitilat ovat kuluerä, jonka kytkentä toiminnan tuloksiin on epäselvä. Samaten se, mikä on oikea toimitilamäärä kuhunkin tehtävään on arvailujen varassa.

CREM-mallissa toimitila on strateginen resurssi, jota pitää johtaa vastaavasti, koko valtionhallinnon tasolla.

Vastuullisuus velvoittaa myös toimitiloissa

Suomen valtio on sitoutunut EU:n energiankäytön tehostamistavoitteisiin. Valtioneuvoston periaatepäätös energiatehokkuustoimenpiteistä 4.2.2010 konkretisoi nämä tavoitteet.

Toimitilojen energiankäyttö on suurin kasvihuonepäästöjen lähde toimitiloissa. Tilamäärään vaikuttamalla asiakas vaikuttaa myös toimintansa ympäristökuormitukseen. Useat valtion organisaatiot, kuten Verohallinto, ovat mukana Green Office -ohjelmassa, joka tähtää ympäristökuormituksen jatkuvaan pienentämiseen.

Seuraavaksi: Hyödyt Senaatti-kiinteistöjen asiakkaalle