Konkreettisia hyötyjä

Tilankäytön järkeistäminen kannattaa

Toimitilat ovat paitsi välttämättömiä toiminnan kannalta myös suuri menoerä jokaiselle tulosyksikölle ja koko valtionhallinnolle. Toimitiloissa on kuitenkin suuri säästöpotentiaali.

Toimitilastrategia vuodelta 2005 asetti tilatehokkuustavoitteeksi 25 huoneistoneliötä henkeä kohti. 2010-luvun alussa valtioyhteisön keskimääräinen toimistojen tilatehokkuus oli noin 33 huoneistoneliötä per henkilö.

Valtion toimitilastrategiaa päivitettiin vuoden 2014 joulukuussa ja samalla päivitettiin toimistotilankäytön tehokkuuden tavoitetta 18 neliöön per henkilötyövuosi olemassaolevissa kohteissa ja uudiskohteissa 15 neliöön per henkilötyövuosi. Päivitetyssä strategiassa tähdätään monitilatoimistoihin, joissa työnteon paikan voi valita kulloisenkin työtehtävän mukaan.

Vuoden 2019 kesäkuun lopussa valtion toimistotilankäytön tehokkuudessa ollaan päästy jo noin 21 neliötä per henkilötyövuosi tasolle, kun asiakasvirastot ja Senaatti ovat yhdessä toimeenpanneet toimitilastrategian mukaista toimitilasalkun kehittämistä (tätä voisi päivittää ytimekkäämmäksi).

Toimitilojen käytön järkestäminen kannattaa. Se tuottaa mitattavaa säästöä toimitilamenoissa. Kun tilasuunnittelu kytkeytyy työn tekemisen tapojen kehittämiseen, tuloksena on käyttöasteeltaan huomattavasti nykyistä paremmat tilat ja toimivampi työympäristö, joka vaikuttaa positiivisesti myös organisaation suorituskykyyn.

Mobiilia työtä tukevilla tilaratkaisuilla säästöjä ja toimivampaa työympäristöä

Uudet työntekemisen tavat ovat jo arkipäivää valtionhallinnossa. Monitila-ajattelu, nimeämättömät työpisteet, liikkuva työ ja tilojen yhteiskäyttö asettaa vaatimuksia toimitiloille. Kun nämä huomioidaan tilaratkaisussa, tehostuu myös tilojen käyttöaste. Lopputuloksena pienemmällä neliömäärällä saadaankin toimivampaa työympäristöä.

VN-kampus on esimerkki mallista, jossa joustavat tilaratkaisut ja yleispätevät tilat mahdollistavat tehokkaan tilankäytön ja nopeat työn uudelleenjärjestelyt esim. organisaatiorakenteiden muuttuessa.

Ympäristönäkökulma edellyttää tehostamista toimitiloissa

Toimitilojen energiankulutus vaikuttaa eniten toiminnan hiilijalanjälkeen. Toimitilamäärän pienentäminen vähentää suoraan energiankulutusta ja ympäristökuormaa. Vaikutus tulee erityisen selväksi, kun hiilijalanjälkeä laskee työntekijäkohtaisesti.

HTH auttaa suunnittelemaan järkevää tilankäyttöä

Tulosohjaajat ja tulosyksiköt tarvitsevat mahdollisimman oikeaa tietoa asettaessaan tavoitteita, määritellessään keinoja ja seuratessaan toteutumia. Tilojen käyttäjät tarvitsevat vastaavasti tietoja ja välineitä suunnitellakseen toimintaansa ja tilankäyttöään.

HTH:n tila- ja henkilötiedot kertovat miten organisaatio käyttää tiloja, missä on käyttämätöntä kapasiteettia, missä taas mahdollisesti alimitoitusta.

HTH helpottaa tulosyksiköiden tiedonhallintaa

HTH keskittää aiemmin hajallaan ja vaikeasti saavutettavan tiedon yhteen paikkaan. Tilapohjapiirustukset ja tiloja koskevat sopimukset ovat samassa järjestelmässä. Kustannusten syntyminen on jäljitettävissä.

Näkymä yli hallintorajojen auttaa tekemään vertailuja

HTH Konserniraportointi kokoaa hallinnonalojen ja tulosyksiköiden tunnuslukutiedot vertailukelpoiseen muotoon. Jokainen tulosohjaaja voi nähdä miten omien tulosyksiköiden tunnusluvut suhtautuvat verrokkiryhmässä.

Avoin tiedonkulku antaa pontta keskustella tilankäytön tehokkuuden, energiankäytön ja tilakustannusten oikeasta tasosta. Konserniraportointi antaa tietoa linjausten ja päätösten toteutumisesta ja kehityssuunnista ja auttaa siten tekemään oikeita ja oikeudenmukaisia valintoja rahankäyttöä suunniteltaessa.