HTH-käyttäjäpäivä 6.6.2019 Aleksanterin teatterissa

Senaatti-kiinteistöjen järjestämää Hallinnon tilahallinnan (HTH) -käyttäjäpäivää vietettiin valtionhallinnon asiakkaiden kanssa jälleen kesän alussa 6.6.2019. Käyttäjäpäivän paikka on vaihtunut joka vuosi johonkin tutustumisen arvoiseen historialliseen kohteeseen Helsingissä. Tällä kertaa päivä pidettiin 70 hengen voimin vuonna 1879 valmistuneessa, tarinoita täynnä olevassa Aleksanterin teatterissa.

HTH-käyttäjäpäivän aamupäivän aluksi kuultiin Senaatin strategiasta 2019-2022. Uudessa strategiassa painottuu kolme tavoitetta: ”1) Haluamme tarjota asiakkaillemme entistä kokonaisvaltaisempaa tukea toimitilajohtamisen tehtävissä; 2) teemme Suomesta sisäolosuhteiden mallimaan; ehkäisemme ennalta ja reagoimme välittömästi; sekä 3) autamme asiakkaitamme parantamaan suorituskykyä ja säästämään tilakustannuksissa uusien työnteon tapojen ja työympäristöjen avulla”.

Monille jäi hyvästä esityksestä erityisesti mieleen se, että – osana sisäolosuhteiden ennakoivaan toimintaan panostamista – Senaatti on rekrytoinut palvelukseensa 12 sisäilmakoiran ryhmän. Koiratutkimus ei koskaan ole ainoa tutkimusmenetelmä. Käytössä on lisäksi kattava mittauslaitteisto, jonka avulla voi tutkia kerralla yli kymmentä erilaista suuretta, kuten ilman pienhiukkasia, häkää, hiilidioksidia tai kosteutta. Sisäilmakoiria ei myöskään kannata säikähtää, jos niihin työpaikallaan törmää. Rakennuksia katsastetaan säännöllisesti kuten autoja, jotta mahdolliset viat päästään havaitsemaan, ennen kuin niistä syntyy ongelmia.

Strategian jälkeen aamupäivän ohjelmassa oli vielä neljä mielenkiintoista esitystä. Näistä ensimmäinen käsitteli Oikeusministeriön hallinnonalan ison toimitilasalkun hallintaa ja siinä saavutettuja tuloksia viime vuosina. Tämän jälkeen kuultiin henkilökierron kokemuksista ja saaduista opeista, kun Tarja Ek siirtyi Maanmittauslaitoksen toimitilapäällikön tehtävistä muutamaksi kuukaudeksi Senaatin tilaratkaisujen suunnitteluun ja toteuttamisen tiimiin. Seuraavaksi pureuduttiin Liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalan rakennemuutosten koordinointiin ja miten se onnistui toimitilojen hallinnan näkökulmasta. Saatuja oppeja voi hyödyntää tulevissa valtion rakennemuutoksissa, kun virastoja ja eri toimintoja viedään jatkossakin yhteen isommiksi yksiköiksi. Aamupäivän viimeinen esitys oli perinteisesti HTH:n ajankohtaisista ja kehitysasioista.

Näiden esitysten jälkeen päästiin tutustumaan Aleksanterin teatterin kauniisiin tiloihin, saloihin ja historiaan. Aleksanterin teatterin perustajan puoliso, kreivitär Amalie, kierrätti käyttäjäpäivän osallistujat kahdessa ryhmässä läpi teatterin tilojen ja kertoi samalla niin rakkaasta teatteristaan kuin elämästään Saksassa, Venäjällä ja Suomessa. Keisari Aleksanteri II:n mukaan nimetty teatterirakennuksessa vietettiin avajaiset 30. maaliskuuta 1880, jolloin italialainen oopperaseurue esitti Gounod’n Faustin. Alkujaan venäläinen teatteri tarjosi viihdykettä niin venäläisille kuin suomalaisille. Vuonna 1919 teatterirakennus luovutettiin Suomalaisen oopperan ja myöhemmin Suomen Kansallisoopperan käyttöön vuoteen 1993 saakka, jolloin Töölöön valmistui Helsingin uusi oopperatalo. Tällä hetkellä Aleksanterin teatterissa on vierailevien ooppera-, baletti-, sirkus-, draama ja komediaesitysten lisäksi paljon erilaista, aktiivista harrastustoimintaa läpi vuoden. Tutustumiskierros oli kerrassaan onnistunut, saaden osallistujilta erityisen positiivista palautetta.

Maukkaan salaattilounaan ja vapaan verkottumisen jälkeen päivää jatkettiin asiakkaiden HTH-käyttöä tukevien ja HTH-tietoja osaltaan ylläpitävien Senaatin tilatietoasiantuntijoiden puheenvuorolla. Yllätyssisältönä oli visailu, johon koko yleisö pääsi ottamaan osaa. Tämän jälkeen siirryttiin minivalmennuksiin, joista sai taas valita kaksi mieleistä. Ensimmäisessä oli tarjolla vinkkejä HTH:n käyttöön sekä käytiin läpi uusimmat ominaisuudet. Toinen keskittyi toimitilasalkun johtamisessa ja kehittämisessä tarvittaviin käyttötarkoitusvyöhykkeisiin ja niiden alaryhmiin, sekä miten näitä tietoja pääsee helposti raportoimaan ja hyödyntämään. Kolmannessa sai antaa palautetta ja keskustella uudesta Kieku-HTH liittymästä, joka tuo automaattisesti toimipaikkatason henkilömäärät ja HTV:n tilahallinnan puolelle. Minivalmennukset nähtiin hyväksi ja liittymästä pidettiin, koska se poistaa aiempaa manuaalityönä tehtyä henkilömäärien ylläpitoa ja tieto pysyy kuukausittain helpommin ajan tasalla.

Päivä päättyi osallistujien verkottumishetkellä teatterin lämpiössä kahvin ja pienen makean kera. Järjestäjien puolesta oli ilo keskustella palvelun käyttäjien kanssa, kuulla kokemuksia ja saada palautteita palvelusta. Osallistujille lähti vielä päivän jälkeen palautekysely, josta oli tavoite kerätä ideoita ensi vuotta ajatellen sekä saada vahvistusta sille, että näitä päiviä kannattaa järjestää myös jatkossa. Kyselyn perusteella 59% vastanneista asiakkaista koki päivän onnistuneen erittäin hyvin ja 41% koki päivän hyväksi. Yksi palautteenantajista tiivisti koko päivän osuvasti: ”Se on myös hienoa, että tilaisuus järjestetään aina Helsingissä kohteessa, joka itsessään on kokemisen arvoinen – samalla vaikka ollaan seuraamassa tiukkaa HTH-asiaa, tilaisuus ja päivä on kuitenkin myös mukava irtiotto ns. toimistotyön arjesta.” Varmasti Aleksanterin teatterin kauniit puitteet, hyvät järjestelyt ja varsinkin kreivitär Amalien vetämä draamakierros musiikkiesityksineen ja tarinoineen siivitti positiivista kokemusta. Iso kiitos onnistumisesta kuuluu myös kaikille osallistujille ja esiintyjille. Kannustamme jatkamaan verkostoitumista myös ennen seuraavaa käyttäjäpäivää.

Senaatin HTH-tiimi toivottaa kaikille rentouttavaa ja lämmintä kesää!

Joni-Marko Laine

 

ps. HTH-tiimin tavoitat myös kesän aikana hth(at)senaatti.fi

Ohessa muutama kuva Senaatin järjestämästä Valtionhallinnon HTH-käyttäjäpäivästä ja Aleksanterin teatterista:

Vuoden 2019 HTH-käyttäjäpäivää vietettiin Aleksanterin teatterissa kesäkuun alussa aurinkoisena päivänä.

Käyttäjäpäivän avauspuheenvuorossa käytiin läpi Senaatin uusi strategia 2019-2022 ja miten se näkyy asiakkaalle.

Valtion rakennemuutosten koordinointia toimitilojen hallinnan näkökulmasta. Kaikki puheenvuorot pidettiin teatterin lavalta.

Aleksanterin teatterin perustajan puoliso, kreivitär Amalie, kierrätti käyttäjäpäivän osallistujat kahdessa ryhmässä läpi teatterin eri tilat ja kertoi samalla niin rakkaasta teatteristaan kuin elämästään Saksassa, Venäjällä ja Suomessa.

Aleksanterin teatterissa oli paljon koristeellisia yksityiskohtia, kuten nämä parvien kaiteet.

Amalie-kierroksella päästiin käymään myös Keisarin sviitissä, joka on ollut myös useimpien Suomen presidenttien käytössä. Rakennuksessa on oma sisäänkäynti Keisarin aitiota ja siihen liittyvää huoneistoa varten.

Aleksanterin teatterin permannon yläpuolella olevan valtavan kattovalaisimen lamppujen vaihto on iso operaatio, johon ei kannata lähteä yhden lampun palamisen jälkeen.

Kreivitär Amalien vetämä draamakierros musiikkiesityksineen ja tarinoineen sai osallistujilta erityisen positiivista palautetta.